Xin chào các bạn , Tôi Thái Sơn đây
Hôm nay kế toán xây dựng sẽ hướng dẫn các bạn cách hạch toán Tài khoản 141 – Tạm ứng Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Có hiệu lực từ ngày 1/1/2015). Thay thế Chế độ kế toán theo QĐ 15: Dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
Vậy chúng ta cùng nhau tìm hiểu nhé!
I - Nguyên tắc kế toán
- a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
- b) Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
- c) Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
- d) Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
II - Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 - Tạm ứng
- Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 - Tạm ứng
- Nợ - Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của DN
- Có - Các khoản tạm ứng đã được thanh toán
- Có - Số tiền TƯ dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương
- Có - Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho.
- Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
- Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 141 - Tạm ứng
- Có các TK 111, 112, 152,...
- Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
- Nợ các TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642
- Có TK 141 - Tạm ứng.
- Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
- Nợ TK 111 - Tiền mặt
- Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
- Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
- Có TK 141 - Tạm ứng.
- Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
- Nợ các TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,...
- Có TK 111 - Tiền mặt.
III - Tại sao quy trình tạm ứng quan trọng?
- Khi thanh tra thuế, cơ quan thuế thường yêu cầu giải trình chi tiết các khoản tạm ứng (Tài khoản 141), đặc biệt nếu có các dấu hiệu bất thường như:
- Số dư tạm ứng quá hạn lớn.
- Chi phí tạm ứng bị cho là chi tiêu cá nhân.
- Chi phí tạm ứng không đủ hồ sơ, chứng từ hợp lý.
- Nếu không giải trình rõ ràng, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí hoặc thậm chí tính thuế TNCN cho người nhận tạm ứng. Do đó, doanh nghiệp cần một quy chế tạm ứng chặt chẽ.
- Bước 1: Lập đề nghị tạm ứng: Người lao động hoặc các bộ phận liên quan lập đề nghị tạm ứng, nêu rõ lý do và số tiền cần tạm ứng. Đề nghị này cần được trình lên quản lý trực tiếp hoặc giám đốc.
- Bước 2: Xét duyệt đề nghị tạm ứng: Người có thẩm quyền (Giám đốc hoặc trưởng phòng) xét duyệt và phê duyệt đề nghị tạm ứng. Quyết định tạm ứng phải đảm bảo tuân thủ quy định trong quy chế tạm ứng của doanh nghiệp.
- Bước 3: Thực hiện tạm ứng: Sau khi phê duyệt, kế toán tiến hành chi tiền tạm ứng hoặc giao vật tư theo yêu cầu. Quy trình này cần ghi chép rõ ràng, kèm theo chứng từ để đảm bảo minh bạch.
- Bước 4: Quyết toán tạm ứng: Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạm ứng phải quyết toán với kế toán. Quyết toán phải kèm theo các chứng từ như: hóa đơn, phiếu thu/chi để chứng minh việc sử dụng tạm ứng đúng mục đích.
- Khi kiểm tra rà soát trước kiểm tra tại các DN tôi thường xem và đặt ra những câu hỏi cùng kỹ năng kiểm tra như:
- Có các số dư tạm ứng quá hạn lớn không?
- Đối chiếu tổng số dư với bảng tổng hợp số liệu?
- Thu thập danh sách chi tiết các khoản tạm ứng, bao gồm các số dư của từng Thành viên BGĐ, người lao động…, trong đó có chỉ ra tính chất của các số dư này?
- Yêu cầu giải trình về nội dung tạm ứng và hồ sơ liên quan, đối chiếu với quy trình tạm ứng, đặc biệt chú ý các khoản do người lao động thanh toán hộ?
- Các khoản tạm ứng treo lâu thì phải đánh giá khả năng thu hồi, biện pháp xử lý...
- Thầy xin gửi tặng bạn File quy chế và quy trình tạm ứng mà thầy đã sử dụng cho nhiều doanh nghiệp thầy làm dịch vụ. Đây là tài liệu thực tiễn, giúp bạn dễ dàng xây dựng quy trình tạm ứng hoặc giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Cảm ơn bạn đã luôn theo dõi và đồng hành cùng cộng đồng kế toán Người Truyền Lửa Kế Toán - Thái Sơn! TẠI ĐÂY
Nơi chia sẻ kinh nghiệm kế toán xây dựng
BỘ VIDEO KẾ TOÁN EXCEL MIỄN PHÍ
Bộ video hướng dẫn chi tiết việc lập file Báo cáo tài chính trên phần mềm Excel . Chi Tiết - Đơn Giản - Dễ Làm
- Xem thêm: Kinh Nghiệm Thanh Tra BHXH Liên Ngành
- Xem thêm: Kinh nghiệm thanh tra bảo hiểm
P/S: Nếu bạn chưa có thời gian thực hành theo những kiến thức này, đừng quên share về tường facebook để lưu lại kiến thức này và học kế toán xây dựng online khi cần nhé.
P/SS: Nếu bài viết của tôi có ích cho bạn hoặc bạn vẫn đang thường xuyên nhận giá trị từ tôi thì hãy cho tôi 1 vài cảm nhận TẠI ĐÂY nhé để tôi có động lực trao giá trị nhiều hơn cho bạn
