Xin chào các bạn , Tôi Thái Sơn đây
Trong bài viết ngày hôm nay tôi sẽ chia sẻ cho các bạn 1 chủ đề đó là " Thủ tục đặt in và phát hành hoá đơn" chủ đề này giúp bạn không cần phải nhờ đến 1 công ty dịch vụ nào khác .
Nào chúng ta bắt đầu thôi !
I - Thủ tục đặt in hoá đơn lần đầu
Bước 1 : Làm đơn đề nghị
- Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, DN phải gửi Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in Mẫu số 3.14 đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Kể từ ngày 12/6/2017 theo Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:
BỘ VIDEO KẾ TOÁN EXCEL MIỄN PHÍ
Bộ video hướng dẫn chi tiết việc lập file Báo cáo tài chính trên phần mềm Excel . Chi Tiết - Đơn Giản - Dễ Làm
“Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
- Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.”
Bước 2 : Tiếp đoán cán bộ thuế
+ Trước khi Cán bộ thuế đến kiếm tra trụ sở chính thì chúng ta cần chuẩn bị :
- Đã treo biển doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính;
- Có Văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính của công ty là hợp pháp (Hợp đồng thuê nhà, Hợp đồng mượn nhà Hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên Giám đốc công ty)
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Đăng ký mẫu dấu, Dấu tròn
- Có bàn ghế, sổ sách và các vật dụng liên quan khác chứng minh công ty có hoạt động
- Có hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc Cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.
Bước 3 : Tìm nhà in hóa đơn
- Sau khi Cơ quan thuế đã có thông báo là DN của bạn được đặt in hóa đơn GTGT, tiếp theo là các bạn tìm nhà in để đặt in.
Lưu ý: Các bạn có thể đến cập nhật danh sách các nhà in trên Chi cục thuế hoặc các bạn hỏi trực tiếp cán bộ thuế tiếp quản mình
Khi đã lựa chọn được Nhà in các bạn cần:
- Làm hợp đồng đặt in hóa đơn
- Chọn mẫu hóa đơn, thống nhất về giá in hóa đơn.
- Thống nhất về Market (nội dung hình thức) của tờ Hoá đơn GTGT mà các bạn đặt in.
* Lưu ý
- Hoá đơn GTGT đặt in phải được in theo hợp đồng.
- Hợp đồng in hoá đơn được thể hiện bằng văn bản và trên Hợp đồng phải ghi cụ thể: Loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hoá đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc),
- Kèm theo hóa đơn mẫu và thông báo của cơ quan thuế được phép đặt in.
Bước 4 : Chuẩn bị hồ sơ đặt in hóa đơn
- Bản sao Đăng ký kinh doanh công ty (công chứng)
- Bản sao Chứng minh thư nhân dân của Giám đốc
- Giấy giới thiệu (Nếu giám đốc trực tiếp đi làm thì không cần giấy giới thiệu)
- Bản sao chứng minh thư người được giới thiệu
- Biên bản kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận của Chi cục thuế cho phép đặt in hoá đơn.
Bước 5 : Thanh lý hợp đồng
Sau khi đã nhận xong hóa đơn đặt in, các bạn phải tiến hành:
- THANH LÝ HỢP ĐỒNG với nhà in.
- Yêu cầu nhà in xuất hóa đơn đỏ.
* Lưu ý : Bước này các bạn bắt buộc phải làm nếu ko thanh lý hợp đồng sẽ bị cơ quan thuế phạt
II-Thủ tục phát hành hoá đơn
*Lưu ý: Trong vòng 2 ngày trước khi sử dụng hóa đơn GTGT, các bạn phải làm thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Từ ngày 12/6/2017 theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: “4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
- Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
- Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”
- Nội dung ghi trên Thông báo phát hành hóa đơn gồm:
+ Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)).
+ Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in),
+ Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
1.2. Hoá đơn mẫu (do nhà in cung cấp): Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
1.3. Quyết định của cơ quan thuế về việc cho DN sử dụng hóa đơn đặt in (Khi DN nộp hồ sơ xin sử dụng hóa đơn đặt in, thì cơ quan thuế sẽ kiểm tra và quyết định có được sử dụng hay không)
1. Các bước nộp Thông báo phát hành hóa đơn + Hóa đơn mẫu qua mạng
Cần chuẩn bị:
- Chữ ký số (Token) ( Các bạn tìm mua chữ ký số của viettel hay các nhà mạng khác )
- Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML)
- Hóa đơn mẫu và Quyết định được sử dụng hóa đơn SCAN -> đính kèm vào file Word.
Bước 1: Làm Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK:
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK -> "Hóa đơn" -> "Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
- Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: "Kết xuất XML" để có file chuẩn bị nộp qua mạng
Bước 2
: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:
- Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn
- Tiếp đó, Đăng nhập MST của DN.
- Tiếp đó -> "Tài khoản" -> "Đăng ký thêm tờ khai":
- Tiếp đó: Tích chọn "Thông báo phát hành hóa đơn" -> Tiếp tục
- Sau khi đã đăng ký xong -> Tiếp đó các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn: Vào mục "Nộp tờ khai" -> Tải lên -> Giống như việc các bạn nộp Tờ khai thuế GTGT thôi nhé
Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu qua mạng
- Các bạn phải SCAN hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho DN, tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.
- Tiếp đó các bạn nộp bản Word đó qua mạng như sau:
+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai các bạn vào mục "Tra cứu" -> TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn:
- Đính kèm File Word vào Thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng:
- Tiếp đó các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Ký nộp là xong nhé.
Chú ý:
- Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, để sử dụng nhé.
+ Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng)
+ Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế nhé.
- Từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.
III- Mức phạt
- Nếu lập Thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung và Không niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn sẽ bị Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.
- Nếu chưa làm Thông báo phát hành hóa đơn mà DN đã xuất hóa đơn thì những hóa đơn đó là hóa đơn bất hợp pháp. Ngoài ra sẽ bị phạt từ 6.000.000 đến 18.000.000
- Nếu DN có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn nhưng khai thuế GTGT riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Nếu DN có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn nhưng DN kê khai thuế GTGT cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.
Nơi chia sẻ kinh nghiệm kế toán xây dựng
Như vậy tôi đã chia sẻ các thủ tục đặt in hoá đơn và phát hành hoá đơn.
P/S: Nếu bạn chưa có thời gian thực hành theo những kiến thức này, đừng quên share về tường facebook để lưu lại kiến thức này và học kế toán xây dựng online khi cần nhé.
- Xem thêm: Làm sao để chi phí tiếp khách là hợp lý
- Xem thêm: Xử lý khi sếp lấy quá nhiều hóa đơn xăng dầu
