Xin chào các bạn , Tôi Thái Sơn đây. Vậy là chúng ta lại gặp nhau tại kế toán xây dựng rồi, phải không ạ?
Hôm nay tôi sẽ chia sẻ với các bạn về " Bàn giao sổ sách kế toán ". Nhưng ở đây tôi sẽ không đứng trên vị trí kế toán cũ mà là 1 anh chàng kế toán mới, lơ ngơ, mới vào nghề, hay chỉ đơn giản là chúng ta chưa có kinh nghiệm về việc này.
" Tại sao lại thế " Có phải bạn cũng đang hỏi câu đó. Vì tôi muốn giúp các bạn kế toán mới tránh được những sai sót mà tôi đã trải qua, tránh những phiền toái từ trên trời đổ xuống.
Đối với việc bàn giao này các bạn không nên gấp, hoặc nếu kế toán cũ có nói lý do gấp thì các bạn cũng không nên vì thế mà nhận qua loa, họ chỉ gì nhận đó, Ví dụ: Các bạn kế toán cũ vì biết kế toán còn lơ ngơ thường sẽ chỉ tay vào 1 đống Hợp đồng và bảo đầy đủ rồi đó em Hoặc chỉ tay vào 1 thùng rồi nói " Sổ sách các năm trong đó đấy em".
Những yêu cầu bạn nên biết
Như vậy thường sẽ thiếu và đến lúc cần các bạn sẽ không tìm được. Cách xử lý là bạn nên hẹn rõ với kế toán cũ là nếu chị bận thì hẹn 1 hôm khác rảnh. Và sau đó bạn nên kiểm tra theo thứ tự sau:
- Thứ 1: Bạn nên yêu cầu bàn giao toàn bộ quyển hóa đơn GTGT đầu ra đã xuất từ lúc thành lập công ty hoặc sau lần quyết toán thuế gần nhất ( Cần kiểm tra đủ liên 1 và liên 3)
- Các hóa đơn hủy thì cần phải kiểm tra có đủ BB hủy hay chưa và đã kẹp hóa đơn liên 2 thu hồi lại chưa?
- Các hóa đơn sai mà có điều chỉnh thì kiểm tra có đủ BBĐC và hóa đơn điều chỉnh ( trong trường hợp phải viết hóa đơn điều chỉnh)-
- Thứ 2: Bạn yêu cầu bảng kê HĐ DV mua vào có kẹp toàn bộ HĐ GTGT đầu vào
- Bạn nên kiểm tra hóa đơn đầu vào lần lượt theo thứ tự bảng kê đầu vào và đánh số thứ tự bằng bút chì nhỏ vào góc phải tương ứng với số thứ tự trên bảng kê để dễ kiểm tra khi thiếu hoặc mất hóa đơn )
- Với những HĐ GTGT có giá trị trên 20tr ( nên đánh dấu vào phần ghi chú để sau này mình sễ kiểm soát phần chuyển khoản) phải có UNC qua ngân hàng kèm theo.
- Thứ 3: Kiểm tra Tờ khai thuế các tháng, quý . Xếp theo năm riêng biệt.
- Kiểm tra nhanh Số dư trên tờ khai có trùng khớp với số dư 1331 trên Bảng cân đối tài khoản không?
- Thứ 4: Tiếp theo là BCTC các năm phải đủ bộ
- Bao gồm Bảng cân đối TK, Báo cáo KQKD, Bảng cân đối tài khoản nếu có, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính
- Tờ quyết toán thuế TNDN
- Tờ quyết toán thuế TNCN
Bàn giao giữa kế toán cũ và kế toán mới
- Thứ 5: Sau đó bạn xem Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Bạn kiểm tra nhanh số nối tiếp các quý có khớp nhau không và các sổ xóa bỏ có khớp với thực tế không và BB kèm theo chưa?
- Thứ 6: Và quan trọng nhất đó Sổ sách kế toán từng năm đã in đầy đủ các sổ chưa Bạn nên nhận bàn giao số liệu đến hết ngày 30.
- Bạn kiểm xe công nợ phải thu, phải trả: Giấy xác nhận công nợ gần nhất + công vào các chứng từ thu, chi tiền; trong đó cần quan tâm đến lý do nợ và căn cứ vào giấy tờ chính là gì mà phát sinh nợ. Đối chiếu lại tất cả giấy tờ thực tế so với "Căn cứ" này.
- Bạn nên nắm rõ Chi phí chưa kết chuyển (còn dư nợ): kế toán cũ có bản thuyết minh cụ thể chi tiết dư nợ. Cụ thể TK 154, TK loại 6
- Sổ tính giá thành sản phẩm, công trình ( TK 154 phải chi tiết dở dang sản phẩm hoặc công trình)
- Kiểm kê thực tế tại công ty: Sổ tiền mặt, tài sản cố định, vật tư + hàng hóa tồn kho, CC dụng cụ tồn kho và đã xuất dùng nhưng còn sử dụng tốt (Có chữ ký của thủ kho và người được giao quản lý)
- Kiểm kê thực tế tại công trường: Tồn kho vật liệu chính, CCDC ... (Có chữ ký của thủ kho công trường)
- Có bảng sao kê của tất cả Ngân hàng đang giao dịch: chốt số dư tiền gửi, tiền vay, ký quỹ đến cuối tháng
- Sổ sách kế toán: khóa sổ (cộng số phát sinh lũy kế và ghi rõ số dư cuối tháng) phải khớp với bảng cân đối số phát sinh.
- Thứ 7: Cũng quan trọng không kém đó là Giấy tờ công ty như:
- Các loại giấy tờ pháp lý của CTy: Gíấy CNĐKKD, giấy cấp mã số thuế, các bản kê khai thuế (có xác nhận của CC thuế: đã nộp)
- Nếu có góp vốn thành viên hoặc cổ đông: BB xác nhận vốn góp của Công ty bạn hoặc của đối tác.
- Hợp đồng mua bán đầu ra và đầu vào.
- Hồ sơ nhân sự: Hợp đồng, thang bảng lương, Hồ sơ BHXH
- Thứ 8: Bạn nên bảo kế toán cũ lập 2 biên bản bàn giao sổ sách và có 1 người chứng kiến như Giám đốc hoặc 1 kế toán khác để sau này còn có cái đối chất.
- Và cuối cùng nếu bạn hiện đang làm kế toán thì hãy chuẩn bị trước những giấy tờ này 1 cách ngăn lắp và khoa học để giúp thuận tiện trong việc bàn giao sổ sách
Nơi chia sẻ kinh nghiệm kế toán xây dựng
- Xem thêm: Cách học hệ thống tài khoản kế toán
- Xem thêm: Lật tẩy các cách trốn thuế của doanh nghiệp
P/S: Nếu bạn chưa có thời gian thực hành theo những kiến thức này, đừng quên share về tường facebook để lưu lại kiến thức này và học kế toán xây dựng online khi cần nhé.
P/SS: Nếu bài viết của tôi có ích cho bạn hoặc bạn vẫn đang thường xuyên nhận giá trị từ tôi, từ kế toán xây dựng thì hãy cho tôi 1 vài cảm nhận TẠI ĐÂY nhé để tôi có động lực trao giá trị nhiều hơn cho bạn
