Hồ sơ thanh toán chi phí công ty

Xin chào các bạn , Tôi Thái Sơn đây

Hôm nay tôi sẽ chia sẻ với các bạn "Hồ sơ thanh toán chi phí " như thế nào là được cho là chi phí hợp lý?

Đây là 1  trong những kiến thức hết sức cơ bản mà kế toán cần biết do vậy tôi muốn chia sẻ đến với các bạn kế toán mới vào nghề để có thể giúp được bạn những bước đi đúng đắn và sau đó trở thành 1 kế toán thực thụ giúp ích cho công ty của bạn.

Thật tuyệt đúng không các bạn vậy thì chúng ta cùng tìm hiểu nhé !

BỘ VIDEO KẾ TOÁN EXCEL MIỄN PHÍ

Bộ video hướng dẫn chi tiết việc lập file Báo cáo tài chính trên phần mềm Excel . Chi Tiết - Đơn Giản - Dễ Làm 

ĐĂNG KÝ NGAY

I- Điều kiện cần và đủ để là chi phí hợp lý

• Hồ sơ Thanh toán tiếp khách, giới thiệu sản phẩm bao gồm:

• Giấy đề nghị thanh toán
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)+ Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
• Đề xuất, dự toán chi phí (Bản gốc) do trưởng các bộ phận đề xuất, nếu nhân viên thì phải có thông qua trưởng bộ phận xác nhận đồng ý: qua điện thoại di động… cho bộ phận liên quan khác
• Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoản
• Hóa đơn ăn uống tiếp khách phải có bảng kê hoặc bill thanh toán kẹp cùng hóa đơn tiếp khách
• Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

• Hồ sơ Thanh toán hành chính bao gồm:

•  Giấy đề nghị thanh toán
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + copy), HĐ đặc thù hoặc biên lai thu tiền…
• Đề xuất mua hàng (Bản gốc)+ Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoảnGhi chú: nếu hóa đơn, chứng từ trên > 20.000.000 bắt buộc phải chuyển khoản thanh toán thì doanh nghiệp mới được đưa vào chi phí hợp lý kể từ ngày 01/01/2014.
• Các chi phí thường phát sinh như: biên lai ủng hộ các quỹ nhà nước, phòng cháy chữa cháy, giấy tờ công chứng, chứng từ khi đi thay đổi giấy phép kinh doanh, các chứng từ khi làm thủ tục với cơ quan hành chính khác….

Hồ sơ thanh toán chi phí

• Hồ sơ Thanh toán Văn phòng phẩm, Chuyển phát nhanh, cước điện thoại , internet bao gồm:

• Giấy đề nghị thanh toán
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
• Đề nghị thanh toán của khách hàng nếu có
• Biên bản giao nhận nếu có (người giao người nhận ký rõ họ tên)
• Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
• Đề xuất mua hàng của các bộ phận yêu cầu đề xuất (Bản gốc) hoặc Đề xuất, dự toán chi phí (Bản gốc)
• Giấy biên nhận tiền hoặc phiếu thu của khách hàng (nếu có)
• Chuyển phát nhanh phải có các Bill, bảng kê chi tiết cho mỗi lần chuyển phát nhanh, do bộ phận nhân sự thực hiện đến kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ mang chứng từ gốc đối chiếu với chứng từ với bộ phận nhân sự giữ đối chiếu hai bên nếu khớp thì tiến hành thủ tục thanh toán
• Bảng theo dõi nhập xuất tồn, phiếu Xuất Kho, phiếu Nhập Kho trong tháng (VPP )
• Bảng kê theo dõi chi tiết cho các bộ phận phòng ban sử dụng, các bộ phận khi nhận phải được theo dõi chi tiết ký tá bàn giao đầy đủ
• Bảng kê phân bổ chi phí các phòng,ban chưa bao gồm thuế (theo mẫu)

• Hồ sơ Thanh toán Quảng cáo, đăng tin tuyển dụng, đăng tín khác:

• Giấy đề nghị thanh toán
• Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
• Biên bản bàn giao (nếu là vật dụng, tài sản như banner, áp phích….) có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Ban nhật tài sản, vật dụng
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
• Lưu ý: Trước khi thanh toán chuyển sang bộ phận kế toán công nợ kiểm tra và ký nháy.Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ..

• Hồ sơ Thanh toán sửa chữa xe: xe cơ giới, xe con, xe khác:

• Đề xuất- nếu thay thế phụ tùng hoặc sửa chữa (Bản gốc)
• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Báo giá và hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
• Tổng giá trị thanh toán nếu:

• Dưới 10 triệu cần 1 – 2 báo giá cạnh tranh.
• Từ 10 triệu -> dưới 50 triệu: phải 3 báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng.
• Từ 50 triệu -> trên 100 triệu : 3 báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, quyết định lựa chọn, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng.

Hồ sơ thanh toán chi phí

• Hồ sơ Thanh toán chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới:

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Đề xuất hoặc tài liệu liên quan đến việc trích hoa hồng, thù lao, môi giới (Hợp đồng, thanh lý Hợp đồng …)
• Hợp đồng môi giới, Thanh lý Hợp đồng môi giới
• Giấy biên nhận tiền+ Chứng minh thư phôtô
• Lưu ý:

• Đối với cá nhân: Người được hưởng chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới sẽ phải nộp thuế theo quy định của Luật thuế TNCN.
• Đối với doanh nghiệp, tổ chức: phải có văn bản, hợp đồng, hóa đơn tài chính, hoặc văn bản thỏa ước và được sự đồng ý của cả hai bên

• Hồ sơ Thanh toán đi công tác:

• Hồ sơ tạm ứng ban đầu

• Đề xuất công tác
• Dự toán chi cho đoàn công tác
• Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác
• Lịch trình công tác
• Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay)
• Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).
• Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác: được trưởng bộ phận và ban giám đốc phê duyệt ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định
• Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT) cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ..

• Sau khi đi công tác về thủ tục thanh toán như sau:

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
• Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác
• Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường... cước hành lý (nếu có).
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
• Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.
• Lưu ý: Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định của nhà nước & TCT. Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt. căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác
• Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải có booking xác nhận đặt phòng, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

Nơi chia sẻ kinh nghiệm kế toán xây dựng